La firma electrónica en Colombia está regulada por el decreto 2364 de 2012 el cual reglamenta la Ley 527 de 1999 sobre las firmas digitales, sus requisitos, procedimientos para su uso y reconocimiento jurídico, considerándose como la representación total de datos electrónicos relacionados a un documento digital que vincula a un autor o diferentes actores, permitiendo acoger o admitir los términos de dicho documento o contrato para firmarlo de una manera digital con la misma validez que una firma tradicional.
La regulación colombiana establece los procedimientos para la verificación de la firma electrónica y su reconocimiento jurídico en los tribunales. En este sentido, se establece que la firma electrónica tiene la misma validez y eficacia jurídica que la firma manuscrita, siempre y cuando se cumplan los requisitos establecidos por la ley. De igual manera, es importante considerar que, aunque las firmas escaneadas no puedan considerarse como equivalente de una firma manuscrita, el documento electrónico con esta firma tiene validez jurídica.
De acuerdo con lo señalado por la ley, actualmente se establecen tres tipos de firmas electrónicas, válidas judicialmente y con autenticidad que sirven para mostrar la identidad del firmante:
Firma Digital: se basa en una implementación técnica que se aplica a un algoritmo matemático que se acompaña de un certificado digital, donde se agregan un conjunto de caracteres para identificar al firmante y certificar que el documento no ha sido cambiado con respecto al original. Este tipo de firma se caracteriza por utilizar un certificado de firma criptográfica de mayor nivel probatorio donde el prestador de servicios de certificación (PSC) o autoridad emisora del certificado, está acreditada ante la ONAC (Organismo Nacional de Acreditación de Colombia).
Firma electrónica: este tipo de firma implica diferentes métodos como contraseñas, códigos, claves criptográficas privadas o datos biométricos (huella, reconocimiento facial, de voz, iris, etc.) que permiten identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea apropiado y confiable relacionado a los fines para los que se utiliza la firma.
Firma electrónica certificada (FEC): se considera como cualquier método de firma de documentos electrónicos que se realice a través de uno o varios factores de autenticación o por medio de datos de identidad como los biométricos, integrando un certificado digital avalado por la ONAC para garantizar elementos de seguridad e integridad (firma electrónica certificada) y el no repudio de los documentos firmados. El criterio del certificado digital es fundamental, ya que se da la presunción de legalidad al documento expresado en el acto de voluntad por parte de los firmantes, cumpliendo la función notarial para que el documento tenga su validez correspondiente.
Referente a los estándares internacionales de seguridad y privacidad, Colombia ha adoptado la Convención de las Naciones Unidas sobre el uso de comunicaciones electrónicas en contratos internacionales (Convención de Viena) y la Convención de las Naciones Unidas contra la Delincuencia Organizada Transnacional (Convención de Palermo), que incluyen disposiciones sobre la utilización de la firma electrónica. Además, la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE), en la cual Colombia es miembro, ha publicado directrices sobre la firma electrónica y la identidad digital, donde se establece que las firmas electrónicas deben ser seguras, confiables y respetuosas sobre la privacidad de los usuarios.
Cabe resaltar que la firma electrónica en Colombia es utilizada de manera particular para la presentación de diferentes documentos como:
Presentación de declaraciones de impuestos: se debe utilizar la FEC que garantiza la autenticidad y la integridad del documento. La firma electrónica también permite la presentación de documentos de manera más rápida y eficiente, lo que reduce el tiempo y los costos asociados con la presentación de declaraciones de impuestos en papel.
Firma de documentos en línea: como poderes, autorizaciones, contratos y otros documentos legales. Para ello, se puede utilizar cualquier tipo de firma electrónica reconocida en Colombia, aunque se recomienda utilizar la FEC para garantizar la seguridad y la validez legal del documento.
Firma de correos electrónicos: se utiliza la firma electrónica para validar la autenticidad del remitente y el contenido del correo electrónico. Normalmente se puede utilizar cualquier tipo de firma electrónica reconocida en Colombia.
Firma de contratos de arrendamiento: permite a las partes involucradas firmar el contrato de manera rápida y eficiente sin tener que imprimir y enviar documentos físicos. La FEC es la opción más segura y confiable para garantizar la validez legal del contrato.
Firma de documentos en el ámbito laboral: como contratos laborales, autorizaciones de descuentos, solicitudes de permisos, entre otros, siendo la FEC la opción más recomendada que garantiza la validez y seguridad del documento.
Firma de documentos en el ámbito financiero: como contratos de crédito, autorizaciones de transferencias, solicitudes de apertura de cuentas, entre otros, siendo la FEC la opción más recomendada para garantizar la seguridad y la validez legal del documento.
Sin duda alguna, las empresas colombianas han implementado de manera exitosa la firma electrónica para mejorar sus procesos de negocio y reducir costos. Por ejemplo, el Grupo Éxito, implementó la firma electrónica en sus procesos de facturación para reducir el tiempo y costos asociados con la impresión y envío de facturas físicas; de igual manera, Bancolombia utiliza este tipo de firma en su plataforma de banca en línea para reducir los costos asociados con la firma de documentos en papel y mejorar la experiencia con los clientes, los cuales pueden firmar contratos de crédito, transferencias y otros documentos financieros de manera rápida y segura a través de la plataforma en línea.
Otros ejemplos de utilización de firma electrónica por parte de empresas colombianas son
Coomeva, la cual implementó la firma electrónica en sus procesos de autorización de tratamientos médicos para reducir los costos asociados con la impresión y envío de documentos físicos; Grupo Sura, que utiliza la firma electrónica en sus procesos de contratación de seguros para reducir los tiempos de respuesta y los costos asociados con la impresión y envío de documentos físicos y la Cámara de Comercio de Bogotá donde se implementó la firma electrónica en sus procesos de inscripción de empresas para reducir los tiempos de respuesta y los costos asociados con la impresión y envío de documentos físicos, entre muchas más empresas.
Finalmente, al momento de elegir una solución de firma electrónica adecuada en Colombia para asegurarse que se cumplan los requisitos legales, es importante seguir ciertas recomendaciones tales como: identificar las necesidades y procesos de negocio en los cuales se utilizará la firma electrónica, considerando la cantidad de firmas que se requieren, la frecuencia de uso y la integración con otros sistemas; evaluar las soluciones de firma electrónica en el mercado considerando la facilidad de uso, la seguridad, la capacidad de integración y el soporte técnico ofrecido por el proveedor, todo esto asegurándose que la solución elegida cumpla con todos los requisitos que la legislación colombiana exige.